Documenter les archives

La gestion d'archives, quels qu'en soient les supports, impose la description de leur contenu et la mise en place d'un système de gestion documentaire.

L'informatisation des centres d'archives a donné naissance à de nombreux logiciels gérant des bases de données propriétaires.

Ainsi des musées, institutions d'archives, médiathèques, universités exploitent des outils différents dont l'interopérabilité est parfois restreinte ou inexistante.

Les liens ci-dessous illustrent la grande diversité de l'offre logicielle dans ce domaine :

Le Dublin Core

Du point de vue documentaire il y a pourtant une base descriptive applicable à toute archive : dès 1995, un groupe de travail réunit dans la ville américaine de Dublin, dans l'État de l'Ohio, définit et normalise un tronc commun de 15 éléments descripteurs utilisés aujourd'hui par de nombreux centres d'archives, dont la BNF, "le Dublin Core". Cette base commune peut être enrichie par des descripteurs complémentaires répondant aux besoins spécifiques de chaque centre ou adaptés à des collections particulières.

Pour en savoir plus sur le Dublin Core

Open Archive Initiative (Initiative d'Archives Ouvertes - OAI)

Sur la base du Dublin Core, un protocole informatique a été développé par l'Open Archives Initiative afin d'échanger des données entre institutions d'archives. Ce protocole nommé "OAI-PMH" est aujourd'hui largement répandu dans les institutions patrimoniales et notamment les bibliothèques, dont la BNF. Il autorise le moissonnage des notices descriptives par des tiers, pour enrichir les bases de données en ligne.

Pour en savoir plus sur ce protocole

Utiliser des metadonnées

La plateforme immaterielles.org fondée sur le projet de mutualiser des fonds d'archives et simplifier le processus de mise en ligne devait tenir compte des difficultés et des acquis.

Son dispositif documentaire est utilisable par tout détenteur de collection, il repose sur des technologies récentes issues du web sémantique.

Il n'y pas de logiciel documentaire : chaque document original numérique reçoit sous la forme de métadonnées intégrées au fichier tous les descripteurs nécessaires, ceux du Dublin Core, et ceux que nous avons jugé nécessaire d'ajouter.

Pour intégrer ces métadonnées nous exploitons XMP (Extensible Metadata Platform), technologie initiée par Adobe, et exploitée par de nombreuses applications, qui permet d'intégrer dans les fichiers photos, son, vidéo, textes leur description sous la forme de métadonnées au format XML-RDF référence du web sémantique.

Pour mieux comprendre ces technologies, et percevoir les avantages d'un système documentaire fondé sur des métadonnées intégrées, consulter les liens ci-dessus et télécharger ce document explicatif sur les métadonnées exploitées par immaterielles.org.

En savoir plus sur le format XMP

En savoir plus sur le format RDF

Les mots clés

Il est utile d'associer des "mots-clés" à la description de chaque document pour en faciliter l'indexation. Ils peuvent être empruntés à des listes préétablies fermées ou enrichissables : des thésaurus classés par matière et hiérarchisés.

Le ministère de la Culture et de la Communication propose plusieurs vocabulaires adaptés à des archives spécifiques, comme le thésaurus-matières pour l'indexation des archives locales, ou le thésaurus de la désignation des œuvres architecturales et des espaces aménagés.

La BNF utilise RAMEAU (Répertoire d'autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié) langage d'indexation matière adapté au livre, également exploité par des bibliothèques universitaires, de lecture publique ou de recherche.

Quand les fonds réunissent des médias aux contenus très variés, il peut être préférable de créer des listes de mots-clés au fil des besoins spécifiques. Immaterielles utilise ainsi des listes ouvertes, fusionnables, et progressivement enrichies.